Tachograph-Fernauslesung: Fahrerkarte und Massenspeicher aus der Ferne herunterladen

Mit der Tachograph-Fernauslesung von gps365 laden Sie die DDD-Dateien Ihrer Fahrtenschreiber und Fahrerkarten über den GPS-Tracker im Lkw herunter: ohne USB-Stick, ohne Lesegerät im Fahrerhaus und ohne dass ein Fahrzeug dafür in die Zentrale kommen muss.

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Was ist eine Tachograph-Fernauslesung?

Digitale Fahrtenschreiber speichern Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten im Massenspeicher der Fahrzeugeinheit, die Fahrerkarte zeichnet die Tätigkeiten des Fahrers auf. Beides muss das Verkehrsunternehmen regelmäßig herunterladen und aufbewahren. Herunterladen heißt laut Verordnung (EU) 165/2014, die gespeicherten Datendateien samt ihrer digitalen Signatur zu kopieren, ohne die Daten zu verändern oder zu löschen. Das Ergebnis sind DDD-Dateien, die Auswertungsprogramme für Tachographendaten einlesen.

Bei der Fernauslesung, auch Remote-Download oder Remote-Tachodownload genannt, geschieht das nicht über den Steckanschluss im Fahrerhaus, sondern über eine andere Schnittstelle des Fahrtenschreibers. Das EU-Recht sieht diesen Weg ausdrücklich vor: Das Kontrollgerät kann Daten über eine andere Schnittstelle an ein auf diesem Weg authentisiertes Unternehmen herunterladen, es gelten dann die Zugriffsrechte der Betriebsart Unternehmen (Durchführungsverordnung (EU) 2016/799, Anhang IC, Randnummer 193). Die Unternehmenskarte bleibt also Voraussetzung, sie muss nur nicht im Fahrzeug stecken.

So funktioniert die Fernauslesung mit gps365

Tracker mit dem Fahrtenschreiber verbinden Beim Einbau koppeln wir den GPS-Tracker von gps365 mit dem digitalen Fahrtenschreiber. Derselbe Tracker liefert auch die Live-Ortung und das Fahrtenbuch.
Unternehmenskarte hinterlegen Sie stellen uns eine zusätzliche Unternehmenskarte Ihres Unternehmens zur Verfügung. Sie steckt in einem Kartenleser bei gps365 und weist den Download gegenüber dem Fahrtenschreiber aus der Ferne aus. Beantragen können Sie eine Unternehmenskarte nach § 103b KFG.
Aus der Ferne herunterladen Der Tracker liest Massenspeicher und Fahrerkarte über seine Mobilfunkverbindung aus, dort, wo das Fahrzeug gerade ist. Niemand muss dafür in die Zentrale fahren oder mit einem Lesegerät zum Lkw gehen.
DDD-Dateien im Portal abholen Die Dateien erscheinen im Portal von gps365 unter „Tachofiles“. Sie filtern nach Fahrzeug, Fahrer und Art der Datei, sehen, welche Dateien noch nicht heruntergeladen sind, und laden eine oder mehrere auf einmal für Ihre Auswertungssoftware herunter.

Unsere Fernauslesungen umfassen digitale Fahrtenschreiber der ersten Generation ebenso wie intelligente Fahrtenschreiber der Versionen 1 und 2. Welche Ausstattung Ihre Fahrzeuge brauchen, klären wir vor dem Einbau.

Fristen: 28 Tage, 90 Tage, 24 Monate

Wie oft ausgelesen werden muss, regelt die EU in der Verordnung (EU) 581/2010; in Österreich stehen die Pflichten des Arbeitgebers zusätzlich im Arbeitszeitgesetz. Die wichtigsten Fristen im Überblick:

Fristen für Fahrtenschreiber-Daten, Stand 31.10.2026
Pflicht	EU-Recht	Österreich
Fahrerkarte herunterladen	spätestens alle 28 Tage (Art. 1 Abs. 3 VO (EU) 581/2010)	spätestens alle 28 Tage, außerdem vor Beginn und Ende eines Beschäftigungsverhältnisses und vor Ablauf der Fahrerkarte (§ 17a Abs. 3 AZG)
Massenspeicher herunterladen	spätestens nach 90 Tagen (Art. 1 Abs. 3 VO (EU) 581/2010)	spätestens drei Monate nach dem letzten Herunterladen, außerdem etwa bei Halterwechsel, Abmeldung, Vermietung oder Tausch des Geräts (§ 17a Abs. 3 AZG)
Daten aufbewahren	mindestens zwölf Monate (Art. 10 Abs. 5 VO (EG) 561/2006)	mindestens 24 Monate (§ 17b AZG)
Aufzeichnungen mitführen	laufender Tag und die vorausgehenden 56 Tage (Art. 36 VO (EU) 165/2014)	ebenso, seit 31.12.2024 (§ 102a Abs. 4 KFG)

Die Fristen sind Höchstfristen. Die Daten müssen so heruntergeladen werden, dass keine verloren gehen (Art. 1 Abs. 4 VO (EU) 581/2010), und das Unternehmen muss sicherstellen, dass alle seine Tätigkeiten heruntergeladen werden (Art. 10 Abs. 5 VO (EG) 561/2006). Wer öfter ausliest, ist auf der sicheren Seite.

Im Portal von gps365 stehen die DDD-Dateien 90 Tage zum Herunterladen bereit. Für die Aufbewahrung von 24 Monaten speichern Sie die Dateien in Ihrem Archiv oder Ihrer Auswertungssoftware; der Filter „Noch nicht heruntergeladen“ zeigt, welche Dateien noch fehlen. Kontrollorganen müssen Sie die Daten auf Verlangen vorlegen, Ihren Fahrern auf Verlangen eine Kopie der Daten ihrer Fahrerkarte aushändigen (Art. 33 Abs. 2 VO (EU) 165/2014).

Strafen in Österreich

Wer als Arbeitgeber die Pflichten zum Herunterladen und Aufbewahren nach § 17a und § 17b AZG verletzt, riskiert eine Geldstrafe von 145 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall von 200 bis 3.600 Euro (§ 28 Abs. 3a AZG). Für Verstöße gegen die EU-Verordnungen über Lenk- und Ruhezeiten und über Fahrtenschreiber sieht das Kraftfahrgesetz Geldstrafen bis zu 10.000 Euro vor (§ 134 Abs. 1 KFG). Welche Bestimmung im Einzelfall angewendet wird, entscheidet die Behörde.

Eine Fernauslesung, die ohne Zutun der Fahrer läuft, macht das regelmäßige Herunterladen zur Routine statt zu einer Aufgabe, die im Tagesgeschäft untergeht.

Smart Tacho 2: Transporter über 2,5 t seit 1. Juli 2026

Seit 1. Juli 2026 gelten die EU-Regeln über Lenk- und Ruhezeiten auch für Fahrzeuge, deren zulässige Höchstmasse samt Anhänger 2,5 Tonnen übersteigt, wenn sie grenzüberschreitend oder in der Kabotage Güter befördern (Art. 2 Abs. 1 lit. aa VO (EG) 561/2006). Laut Wirtschaftskammer brauchen diese Fahrzeuge einen intelligenten Fahrtenschreiber der neuesten Generation (Smart Tacho 2): Bestands- und Neufahrzeuge, im gewerblichen Verkehr ebenso wie im Werkverkehr, auch bei gelegentlichen Fahrten ins Ausland.

Ausgenommen sind Fahrzeuge bis 3,5 Tonnen im Werkverkehr, wenn das Fahren nicht die Haupttätigkeit der lenkenden Person ist (Art. 3 lit. ha VO (EG) 561/2006). Für rein innerösterreichische Fahrten bis 3,5 Tonnen bleibt es beim Lenkprotokoll nach dem Arbeitszeitgesetz; Fahrten von Österreich nach Österreich über das Deutsche Eck brauchen laut Verkehrsministerium kein Kontrollgerät.

Mit dem Fahrtenschreiber kommen auch die Download-Fristen dazu, für viele Betriebe, die bisher nur ein Lenkprotokoll geführt haben, zum ersten Mal. Die Fernauslesung erspart den Weg in die Zentrale auch für diese Fahrzeuge.

Ihre Vorteile

Keine Leerfahrten: Kein Lkw muss zum Auslesen in die Zentrale, kein Fahrer wartet auf den Download.
Alles an einem Ort: Die DDD-Dateien von Fahrzeugen und Fahrerkarten liegen im Portal, nach Fahrzeug, Fahrer und Art der Datei gefiltert.
Offene Downloads sehen: Der Download-Status zeigt, welche Dateien Sie noch nicht abgeholt haben.
Ein Gerät für alles: Live-Ortung, Fahrtenbuch und Tacho-Download kommen vom selben Tracker.
Ohne Installation: gps365 läuft im Browser, ohne Software auf Ihren Rechnern.

Für die Abrechnung der Reisekosten Ihrer Fahrer finden Sie im Ratgeber zu den Diäten für Lkw-Fahrer die Sätze des Kollektivvertrags 2026 und einen kostenlosen Rechner.

Quellen

Stand: 31.10.2026. Alle Angaben nach bestem Wissen aus den genannten Quellen; keine Rechts- oder Steuerberatung.

Häufige Fragen zur Tachograph-Fernauslesung

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Spätestens alle 28 Tage (Art. 1 Abs. 3 VO (EU) 581/2010). In Österreich zusätzlich unmittelbar vor Beginn und Ende eines Beschäftigungsverhältnisses und vor Ablauf der Gültigkeit der Fahrerkarte (§ 17a Abs. 3 AZG).

Wie oft muss der Massenspeicher des Fahrtenschreibers ausgelesen werden?

Nach EU-Recht spätestens nach 90 Tagen (Art. 1 Abs. 3 VO (EU) 581/2010). In Österreich spätestens drei Monate nach dem letzten Herunterladen und außerdem zum Beispiel bei einem Halterwechsel, einer Abmeldung, einer Vermietung oder einem Tausch des Geräts (§ 17a Abs. 3 AZG).

Brauche ich für die Fernauslesung eine Unternehmenskarte?

Ja. Der Fahrtenschreiber gibt die Daten nur mit den Rechten einer Unternehmenskarte heraus, beim Herunterladen über eine andere Schnittstelle an ein auf diesem Weg authentisiertes Unternehmen (DVO (EU) 2016/799, Anhang IC, Randnummer 193). Bei gps365 steckt dafür eine zusätzliche Unternehmenskarte Ihres Unternehmens in einem Kartenleser bei uns.

Wie lange müssen DDD-Dateien aufbewahrt werden?

EU-weit mindestens zwölf Monate (Art. 10 Abs. 5 VO (EG) 561/2006), in Österreich mindestens 24 Monate (§ 17b AZG). Im Portal von gps365 stehen die Dateien 90 Tage zum Herunterladen bereit; für die Aufbewahrung speichern Sie sie in Ihrem Archiv oder Ihrer Auswertungssoftware.

Was ist eine DDD-Datei?

Die Datei, die beim Herunterladen eines digitalen Fahrtenschreibers oder einer Fahrerkarte entsteht: die gespeicherten Daten samt ihrer digitalen Signatur, unverändert kopiert. Sie öffnen sie mit einer Auswertungssoftware für Tachographendaten.

Funktioniert die Fernauslesung auch mit Smart Tacho 2?

Ja. Wir lesen digitale Fahrtenschreiber der ersten Generation ebenso aus der Ferne aus wie intelligente Fahrtenschreiber der Versionen 1 und 2.

Welche Strafe droht, wenn nicht rechtzeitig ausgelesen wird?

In Österreich 145 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall 200 bis 3.600 Euro (§ 28 Abs. 3a AZG). Für Verstöße gegen die EU-Verordnungen über Lenkzeiten und Fahrtenschreiber sieht das Kraftfahrgesetz Geldstrafen bis zu 10.000 Euro vor (§ 134 Abs. 1 KFG).

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