Stand: 31. Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: Sachbezugswerteverordnung, Kilometergeldverordnung und Bundesabgabenordnung im RIS, Lohnsteuerrichtlinien 2002 des Finanzministeriums in der Findok.
Wann brauche ich in Österreich ein Fahrtenbuch?
Eine allgemeine Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen, haben wir in den amtlichen Quellen nicht gefunden. Das Fahrtenbuch ist ein Nachweis, und zwar vor allem in diesen Fällen:
- Halber Sachbezug für das Firmenauto: Wer nachweist, dass er im Jahr nicht mehr als 500 km im Monat privat fährt, versteuert nur den halben Sachbezug (§ 4 Abs. 2 Sachbezugswerteverordnung).
- Kilometerabhängiger Sachbezug: Noch weniger, nämlich 0,67 bzw. 0,50 Euro je privatem Kilometer, gibt es nur, wenn sämtliche Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 3).
- Kilometergeld und betriebliche Nutzung: Seit 1. Jänner 2025 verlangt § 2 Kilometergeldverordnung ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen mit festem Mindestinhalt.
- Berufliche Fahrten mit dem eigenen Auto: Wer Fahrtkosten als Werbungskosten absetzt, muss Zweck und Strecke nachweisen (Lohnsteuerrichtlinien 2002, Rz 290).
Sachbezug für das Firmenauto: die Werte
Kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ein Auto des Arbeitgebers privat nutzen, ist ein Sachbezug anzusetzen. Als Privatfahrten gelten auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 4 Abs. 1 Sachbezugswerteverordnung). Die Werte je Monat, berechnet aus den tatsächlichen Anschaffungskosten samt Umsatzsteuer und NoVA:
| Fahrzeug | Sachbezug | Halber Sachbezug (bis 500 km) |
|---|---|---|
| CO₂-Wert über dem Grenzwert | 2 %, höchstens 960 Euro | höchstens 480 Euro |
| CO₂-Wert bis zum Grenzwert | 1,5 %, höchstens 720 Euro | höchstens 360 Euro |
| Elektroauto (0 g CO₂/km) bis 2026 | kein Sachbezug | – |
| Elektroauto 2027 | 0,375 %, höchstens 180 Euro | halber Wert |
| Elektroauto ab 2028 | 0,625 %, höchstens 300 Euro | halber Wert |
Maßgeblich ist der CO₂-Grenzwert im Jahr der Erstzulassung: 141 g/km für Zulassungen ab 1. April 2020, danach jährlich 3 g weniger, also 138 (2021), 135 (2022), 132 (2023), 129 (2024) und 126 g/km ab 2025 (§ 4 Abs. 1 Z 2, Lohnsteuerrichtlinien Rz 174b). Die Werte für Elektroautos ab 2027 stammen aus der Änderung BGBl. II Nr. 272/2026 vom 11. September 2026; die Seite des Finanzministeriums zum Sachbezug für Kraftfahrzeuge zeigt noch den Stand Jänner 2026. Kostenbeiträge der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers mindern den Sachbezug, selbst bezahlter Treibstoff nicht (§ 4 Abs. 7).
Halber Sachbezug: die 500-km-Grenze
Die Verordnung sagt wörtlich: „Beträgt die monatliche Fahrtstrecke für Fahrten im Sinne des Abs. 1 im Jahr nachweislich nicht mehr als 500 km, ist ein Sachbezug im Ausmaß des halben Sachbezugswertes gemäß Abs. 1 anzusetzen.“ Es zählt also das ganze Jahr; einzelne Monate darüber schaden nicht, Urlaub und Krankenstand mindern den Sachbezug laut Lohnsteuerrichtlinien (Rz 177) aber grundsätzlich auch nicht.
Ein Fahrtenbuch ist dafür nicht das einzige zulässige Beweismittel; der Verwaltungsgerichtshof hält fest, dass es keine Einschränkung auf bestimmte Beweismittel gibt (VwGH 16.1.2023, Ra 2022/13/0104). Die Lohnsteuerrichtlinien nennen als Beispiel die Differenzmethode: Die gesamte Jahreskilometerleistung minus die durch Reiserechnungen belegten Dienstfahrten darf höchstens 6.000 km betragen. Verlangt wird aber immer eine konkrete Angabe der privaten Kilometer mit geeigneten Belegen, und den Arbeitgeber trifft eine erhöhte Mitwirkungspflicht. Verbietet er Privatfahrten über eine bestimmte Grenze, muss er das Verbot auch durchsetzen, zum Beispiel mit einem laufend kontrollierten Fahrtenbuch (Rz 177).
Was gehört in ein Fahrtenbuch?
Für den Sachbezug schreibt keine Rechtsnorm einen bestimmten Inhalt vor. Die Kilometergeldverordnung nennt seit 2025 einen Mindestinhalt für Fahrtenbücher, und die Lohnsteuerrichtlinien verweisen darauf. Ein Fahrtenbuch sollte deshalb für jede Fahrt enthalten:
| Angabe | Quelle |
|---|---|
| Datum | § 2 Abs. 2 KmGV |
| Kilometerstand | § 2 Abs. 2 KmGV |
| Beruflich gefahrene Kilometer | § 2 Abs. 2 KmGV |
| Ausgangs- und Zielpunkt | § 2 Abs. 2 KmGV |
| Zweck der beruflichen Fahrt | § 2 Abs. 2 KmGV |
| Private Kilometer | Muster der LStR, Rz 1405b |
| Uhrzeit von Beginn und Ende, wenn steuerfreie Tagesgelder abgerechnet werden | LStR, Rz 290 |
Laut Unternehmensserviceportal sind alle Fahrten aufzuzeichnen, auch die privaten; bei Privatfahrten muss kein Zweck angegeben werden. Das Fahrtenbuch soll fortlaufend und übersichtlich sein, im Kopf stehen Name, Fahrzeug und Zeitraum. So zeigt es auch das Muster eines Fahrtenbuches in den Lohnsteuerrichtlinien (Rz 1405b).
Fahrtenbuch-Vorlage als PDF
Kostenlose Vorlage: ein Blatt A4 quer nach dem Muster der Lohnsteuerrichtlinien, mit den Spalten Datum, Kilometerstand, Fahrtstrecke mit Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck, berufliche und private Kilometer sowie Summen. Zum Ausdrucken und händischen Ausfüllen.
PDF herunterladenElektronisches Fahrtenbuch: was das Finanzamt erwartet
Eine Zulassung, Zertifizierung oder Liste anerkannter Fahrtenbuch-Programme haben wir in den amtlichen Quellen nicht gefunden. Die Lohnsteuerrichtlinien lassen neben dem Fahrtenbuch auch elektronische Aufzeichnungen gelten, die die nötigen Angaben enthalten (Rz 290). Das Unternehmensserviceportal nennt das Computerfahrtenbuch als Nachweis „in Einzelfällen“. Das Bundesfinanzgericht verlangt von einem elektronischen Fahrtenbuch, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder dokumentiert und offengelegt werden (BFG 2.2.2022, RV/7101556/2012). In einer weiteren Entscheidung nennt es eine änderbare Excel-Tabelle ungeeignet und Einträge im Abstand von ein bis zwei Wochen nicht zeitnah (BFG 26.4.2024, RV/4100093/2022).
Beim elektronischen Fahrtenbuch von gps365 zeichnet das GPS-Ortungsgerät Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse, Kilometerstand und Strecke jeder Fahrt selbst auf. Uhrzeiten und Adressen lassen sich im Fahrtenbuch nicht ändern; ergänzt werden Status (privat oder dienstlich), Kategorie, Fahrer und Notiz. Ob ein Fahrtenbuch im Einzelfall als Nachweis genügt, beurteilt das Finanzamt.
Wie lange muss man ein Fahrtenbuch aufbewahren?
§ 132 Bundesabgabenordnung schreibt für Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sieben Jahre vor, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Das Fahrtenbuch nennt die Bestimmung nicht eigens. Wer es als Nachweis braucht, bewahrt es sinnvollerweise ebenso lange auf; auf Datenträgern ist das zulässig, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO).
Fahrtenbuch und Lenkprotokoll
Das Fahrtenbuch für das Finanzamt ist nicht das Lenkprotokoll: Dieses weist die Arbeitszeit von Lenkerinnen und Lenkern nach, die ein Fahrzeug ohne Fahrtenschreiber fahren. Was dafür gilt, steht im Ratgeber Lenkprotokoll: Pflicht & Vorlage in Österreich.
Quellen
- Sachbezugswerteverordnung, § 4 – RIS, Fassung vom 31.10.2026 (zuletzt geändert mit BGBl. II Nr. 272/2026)
- Kilometergeldverordnung, § 2 – RIS, Fassung vom 31.10.2026
- Bundesabgabenordnung, § 132 – RIS
- Lohnsteuerrichtlinien 2002, Rz 168–187 und Rz 1405b – Findok, Fassung vom 18.12.2025
- Finanzministerium: Sachbezug Kraftfahrzeug – Stand 1.1.2026
- Unternehmensserviceportal: Fahrtenbuch – Stand 1.1.2026
- VwGH 16.1.2023, Ra 2022/13/0104, BFG 2.2.2022, RV/7101556/2012, BFG 26.4.2024, RV/4100093/2022
Dieser Ratgeber fasst die Rechtslage zusammen und ersetzt keine Steuerberatung.
